Глоссарий оптовой торговли и документооборота
Термины, которые встречаются в договорах поставки, счетах и переписке с контрагентами. Коротко о каждом, а где есть инструмент или подробная статья — ссылка на них.
А
Акт выполненных работ
Первичный документ, которым стороны подтверждают, что работы выполнены или услуги оказаны, и фиксируют их стоимость. Подписывается обеими сторонами.
Инструмент: Акт выполненных работ
Акт приёма-передачи
Документ, подтверждающий, что имущество, товар или документы переданы от одной стороны другой. С момента подписания на получателя обычно переходит риск случайной гибели.
Инструмент: Акт приёма-передачи
Акт сверки
Документ, в котором стороны сопоставляют отгрузки и оплаты за период и фиксируют остаток долга. Первичным документом не является, но подписанный должником прерывает срок исковой давности.
Акцепт
Полное и безоговорочное согласие с офертой. Может быть выражен действием: оплата счёта-договора считается акцептом.
Артикул
Код товара у производителя или продавца, по которому позицию находят в каталоге и документах. В учёте запасов такой код называют SKU.
Б
Б2Б-портал
Сайт для продаж компаниям: каталог с персональными ценами, заказы, счета и переписка с покупателями в одном месте.
Решение: Б2Б-портал для оптовых клиентов
Банковский день
День, в который банк проводит платежи. Законом термин не определён; в договоре его обычно приравнивают к рабочему дню.
БИК
Банковский идентификационный код: 9 цифр, по которым определяют банк получателя и его корреспондентский счёт.
Инструмент: Проверка реквизитов
Г
Гарантийное письмо
Письмо, в котором должник подтверждает обязательство и называет срок его исполнения. Самостоятельной гарантией не является, но служит доказательством признания долга.
Д
Дебиторская задолженность
Сумма, которую компании должны её покупатели и другие должники. Просроченная дебиторская задолженность — долг, срок оплаты которого уже наступил.
Дилер
Компания, которая закупает товар у производителя или дистрибьютора и продаёт его от своего имени, обычно конечным покупателям в своём регионе.
Дистрибьютор
Компания, которая закупает товар у производителя крупными партиями и продаёт его дилерам и розничным сетям. Обычно имеет особые условия и закреплённую территорию.
Доверенность М-2
Унифицированная форма доверенности на получение товарно-материальных ценностей. Выдаётся сотруднику, который забирает товар у поставщика от имени организации.
Инструмент: Доверенность М-2
Договор поставки
Договор, по которому поставщик обязуется передать товар покупателю для использования в предпринимательской деятельности. Существенные условия — наименование и количество товара.
З
Закрытый каталог
Каталог, доступный только подтверждённым покупателям или по паролю. Посторонние и поисковые системы его не видят.
Решение: Закрытый каталог
Запрос цены
Обращение покупателя к поставщику с перечнем товаров и количеством, на которое он хочет получить цену. В международной практике — RFQ (request for quotation).
Инструмент: Запрос коммерческого предложения
Статья: Как принимать заявки на коммерческое предложение и не терять их
Решение: Приём запросов цен
И
ИНН
Идентификационный номер налогоплательщика: 10 цифр у организации, 12 — у индивидуального предпринимателя. По нему проверяют контрагента в реестре.
Инструмент: Проверка реквизитов
К
Карточка предприятия
Лист с реквизитами компании: наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, банковские реквизиты, руководитель. Передаётся контрагенту для подготовки договора и счёта.
Инструмент: Карточка предприятия
Ключевая ставка
Процентная ставка, по которой Банк России кредитует банки. От неё считают проценты за пользование чужими деньгами и законную неустойку.
Инструмент: Ключевая ставка Банка России
Коммерческое предложение
Документ, в котором продавец предлагает товар на конкретных условиях: цена, количество, сроки, срок действия. Если содержит все существенные условия договора, является офертой.
Контрагент
Вторая сторона договора: для продавца — покупатель, для покупателя — поставщик.
КПП
Код причины постановки на учёт: 9 знаков, показывает, по какому основанию организация стоит на учёте в налоговой. У индивидуальных предпринимателей КПП нет.
Кратность
Шаг, с которым можно заказать товар: при кратности 12 доступны 12, 24, 36 штук. Обычно равна количеству в заводской упаковке.
Л
Личный кабинет дилера
Раздел сайта поставщика, где дилер после входа видит свои цены и остатки, оформляет заказы и получает счета.
М
Маржа
Прибыль в процентах от цены продажи. Товар куплен за 1 000 руб. и продан за 1 250 руб. — маржа 20 %. При одной и той же прибыли маржа всегда меньше наценки.
Минимальная партия
Наименьшее количество товара, которое поставщик готов отгрузить по одной позиции. Защищает от заказов, обработка которых дороже прибыли.
Минимальная сумма заказа
Порог суммы, ниже которого поставщик заказ не принимает или не доставляет. Покрывает расходы на сборку, документы и доставку.
Н
Наценка
Прибыль в процентах от себестоимости товара. Товар куплен за 1 000 руб. и продан за 1 250 руб. — наценка 25 %.
НДС
Налог на добавленную стоимость: косвенный налог, который продавец включает в цену и перечисляет в бюджет. Покупатель-плательщик НДС принимает его к вычету по счёту-фактуре.
Инструмент: Калькулятор НДС
Статья: Как выделить НДС из суммы и начислить сверху: формулы и ставки
Неустойка
Денежная сумма, которую должник платит кредитору за нарушение обязательства. Устанавливается договором или законом; бывает в виде пени и штрафа.
Номенклатура
Перечень товаров и услуг компании в учётной системе с их единицами измерения, группами и характеристиками.
О
ОГРН
Основной государственный регистрационный номер: 13 цифр у организации. У индивидуального предпринимателя — ОГРНИП из 15 цифр.
Оптовая торговля
Продажа товара партиями для перепродажи или использования в предпринимательской деятельности. Оформляется договором поставки, а не розничной купли-продажи.
Остаток
Количество товара на складе на данный момент. Свободный остаток — то, что не зарезервировано под другие заказы.
Отсрочка платежа
Условие договора, по которому покупатель оплачивает товар через определённое время после отгрузки. По сути — товарный кредит от поставщика.
Оферта
Предложение заключить договор, в котором есть все существенные условия и видно намерение считать себя связанным в случае согласия.
П
Пеня
Неустойка, которая начисляется за каждый день просрочки в процентах от неисполненного обязательства: например, 0,1 % от суммы долга в день.
Инструмент: Калькулятор пени и процентов
Первичный документ
Документ, которым оформляется факт хозяйственной жизни: отгрузка, оплата, выполнение работ. На основании первичных документов ведётся бухгалтерский учёт.
Платёжное поручение
Распоряжение владельца счёта банку перевести деньги получателю. Содержит реквизиты сторон, сумму и назначение платежа; подтверждает факт оплаты.
Инструмент: Платёжное поручение
Прайс-лист
Перечень товаров с ценами. В опте цен обычно несколько: розничная, оптовая, дилерская — отдельными колонками или отдельными прайсами.
Предоплата
Оплата товара полностью или частично до его передачи покупателю. С полученной предоплаты плательщик НДС исчисляет налог и выставляет счёт-фактуру на аванс.
Претензия
Письменное требование к контрагенту исполнить обязательство: оплатить, поставить, заменить товар. По денежным спорам между компаниями обязательна до обращения в арбитражный суд.
Производственный календарь
Календарь рабочих, выходных и праздничных дней года с учётом переносов. По нему считают сроки в рабочих днях и норму рабочего времени.
Проценты по статье 395 ГК
Проценты за пользование чужими денежными средствами при просрочке оплаты. Начисляются по ключевой ставке Банка России, если договором не установлена неустойка.
Р
Рабочий день
День, который не является выходным или нерабочим праздничным по производственному календарю. Срок в рабочих днях длиннее такого же срока в календарных.
Рамочный договор
Договор с общими условиями сотрудничества: порядок заказа, оплаты, ответственность. Конкретные товары, количество и цены стороны согласуют заказами или спецификациями.
РРЦ
Рекомендованная розничная цена: цена, по которой производитель советует продавать товар конечному покупателю. От неё часто считают оптовые скидки.
С
Сальдо
Остаток по расчётам на определённую дату: разница между отгрузками и оплатами. В акте сверки сальдо показывает, кто кому должен и сколько.
Самовывоз
Способ передачи товара, при котором покупатель забирает его со склада поставщика сам. Представителю покупателя нужна доверенность.
Себестоимость
Сумма затрат на товар до продажи: закупочная цена, доставка до склада, пошлины, упаковка. От неё считают наценку.
Спецификация
Приложение к договору поставки, в котором согласованы наименование, количество, цена и срок поставки конкретной партии. Без этих условий рамочный договор не исполнить.
Срок поставки
Период или дата, к которой поставщик обязан передать товар. Считается в календарных или рабочих днях — это разные сроки, и в договоре нужно указать, в каких именно.
Ступени цены
Цена, которая зависит от количества: до 10 штук — одна, от 10 — ниже, от 100 — ещё ниже. Покупатель видит выгоду в момент заказа.
Сумма прописью
Запись денежной суммы словами: «двенадцать тысяч триста рублей 00 копеек». Указывается в счетах, договорах и доверенностях, чтобы сумму нельзя было исправить.
Инструмент: Сумма прописью
Счёт на оплату
Документ с реквизитами продавца, перечнем товаров и суммой, по которому покупатель переводит деньги. Законом форма не установлена; первичным документом счёт не является.
Инструмент: Счёт на оплату с QR-кодом
Счёт-договор
Счёт, в который включены существенные условия сделки. Является офертой: оплата такого счёта означает согласие покупателя и заключает договор без отдельного документа.
Инструмент: Счёт-договор
Счёт-фактура
Документ, по которому покупатель принимает к вычету НДС, предъявленный продавцом. Выставляется плательщиками НДС не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки или получения предоплаты.
Т
Тип цен
Именованный уровень цен в учётной системе: «Розничная», «Оптовая», «Дилерская». Покупателю или группе покупателей назначается один из типов.
ТОРГ-12
Товарная накладная: первичный документ о передаче товара от продавца покупателю. Форма не обязательна, но остаётся самой привычной; счёт-фактуру она не заменяет.
Инструмент: Товарная накладная ТОРГ-12
У
УКД
Универсальный корректировочный документ: оформляется, когда после отгрузки меняется цена или количество. Объединяет корректировочный счёт-фактуру и документ о согласии сторон на изменение.
УПД
Универсальный передаточный документ: объединяет счёт-фактуру и первичный документ о передаче товара или результата работ. Со статусом 1 заменяет счёт-фактуру и накладную, со статусом 2 — только накладную или акт.
Инструмент: УПД
Статья: УПД: что это за документ и чем статус 1 отличается от статуса 2
Ш
Штраф
Неустойка в твёрдой сумме или в проценте от суммы, которая взыскивается однократно за само нарушение, независимо от его длительности.
Э
ЭДО
Электронный документооборот: обмен документами в электронном виде с электронной подписью через оператора. Документ, подписанный квалифицированной подписью, равнозначен бумажному с печатью.
A–Z
CommerceML
Открытый стандарт обмена коммерческими данными в формате XML. По нему 1С передаёт на сайт каталог, цены и остатки и получает заказы.
QR-код для оплаты
Код с реквизитами получателя, суммой и назначением платежа. Покупатель сканирует его в банковском приложении и не вводит реквизиты вручную.
Инструмент: QR-код для оплаты по реквизитам
Определения даны для справки и не заменяют текст закона. Нормы приведены на дату обновления страницы.