Спецификация к договору поставки: что в ней должно быть

Спецификация — приложение к договору поставки, в котором стороны согласуют конкретную партию: какой товар, сколько, по какой цене и на каких условиях. Сам договор при этом остаётся рамочным: в нём описаны общие правила, а ассортимент и цены меняются от партии к партии.

Зачем она нужна

Договор поставки считается заключённым, когда согласованы наименование и количество товара (статьи 455 и 465 Гражданского кодекса). Если в рамочном договоре их нет и спецификация не подписана, обязательства поставить товар не возникает: поставщик не обязан отгружать, покупатель — принимать и платить.

Спецификация закрывает этот пробел и заодно фиксирует цену, чтобы её нельзя было пересмотреть после отгрузки.

Что указать

1. Ссылку на договор: номер и дату. Без неё документ не станет его частью.
2. Номер и дату спецификации.
3. Товар: точное наименование, артикул или марку, единицу измерения, количество.
4. Цену за единицу и сумму, ставку и сумму НДС. Укажите, включена ли в цену доставка и упаковка.
5. Срок поставки: дата или период, отсчёт от предоплаты либо от подписания.
6. Условия поставки: самовывоз со склада, доставка до покупателя или до перевозчика, адрес.
7. Порядок оплаты: предоплата, отсрочка, срок в днях.
8. Оговорку: в остальном стороны руководствуются договором.

Наименование и количество — существенные условия. Остальное можно не указывать, тогда действуют условия договора, а если молчит и он — общие правила кодекса. Но срок и порядок оплаты лучше записать прямо: от них считают просрочку и неустойку.

Собрать документ с расчётом суммы и НДС можно в форме Спецификация к договору поставки.

Чем спецификация отличается от заказа и счёта

• Заказ — предложение покупателя. Обязательным для поставщика он становится после подтверждения.
• Счёт — требование об оплате. Условий поставки в нём обычно нет.
• Спецификация — двусторонний документ: её подписывают оба, и она становится частью договора.

Если стороны согласуют партии заказами и счетами, договор должен это прямо разрешать — иначе в споре придётся доказывать, что условия были согласованы.

Типичные ошибки

• Нет ссылки на договор либо указан другой договор того же контрагента.
• Неточное наименование: «кабель в ассортименте» вместо марки и сечения.
• Противоречие договору в сроках или порядке оплаты. Запишите в договоре, что при расхождении действует спецификация.
• Подписал человек без полномочий: менеджер без доверенности.

Частые вопросы

Кто подписывает спецификацию?

Те же лица, что вправе подписать договор: руководители или представители по доверенности.

Можно ли изменить цену после подписания спецификации?

Только по соглашению сторон, если договор не даёт права на одностороннее изменение.

Обязательна ли спецификация, если всё есть в договоре?

Нет. При разовой поставке товар, количество и цену можно записать в самом договоре или в счёте-договоре.

Можно ли подписать спецификацию электронно?

Да, если договор допускает обмен электронными документами или стороны работают через оператора электронного документооборота.