Как принимать заявки на коммерческое предложение и не терять их

Заявка на коммерческое предложение — первый шаг сделки, и на нём теряется больше всего денег. Не потому, что цена плохая, а потому, что ответ пришёл через три дня, не тому человеку или не на те позиции.

Откуда приходят заявки

Почта, мессенджер, телефон, форма на сайте, тендерная площадка. Проблема не в количестве каналов, а в том, что заявка остаётся там, куда пришла: в личной переписке менеджера. Он заболел — заявка пропала.

Первое правило: заявка должна попадать в общее место, где её видит не один человек и где у неё есть состояние — получена, в работе, ответили, принята, отклонена.

Что должно быть в заявке

Половина переписки по запросу — уточнения. Их можно убрать, если спросить сразу:

1. Кто покупатель — название и ИНН. По ИНН проверяются реквизиты и статус компании.
2. Что нужно — артикул или точное наименование и количество по каждой позиции.
3. Куда и когда — город доставки или самовывоз, желаемый срок.
4. Условия оплаты — предоплата или отсрочка.
5. На какую цену рассчитывает — необязательно, но сильно ускоряет согласование.

Покупателю проще ответить, когда форма готова. Запрос можно собрать онлайн и отправить поставщику файлом — Запрос коммерческого предложения.

За сколько отвечать

Чем быстрее, тем лучше, но у скорости есть разумная граница:

• Сразу — подтверждение, что заявка получена и кто ею занимается.
• В течение рабочего дня — цена на позиции из прайса.
• Два-три дня — нестандартные позиции, расчёт доставки, цена под объём.

Важнее средней скорости — предсказуемость. Покупатель, который знает, что ответ будет завтра к обеду, подождёт. Покупатель, который не знает ничего, напишет конкуренту.

Что должно быть в ответе

• Цена по каждой позиции, а не «итого».
• Срок действия предложения. Без него цена из прошлогоднего письма всплывёт в споре.
• От какого количества действует цена. Цена за 100 штук и цена за 10 — разные цены.
• Срок и условия поставки.
• Что не входит: доставка, упаковка, НДС сверху или в том числе.

Как составить само предложение — в статье Коммерческое предложение для опта: структура и что в нём должно быть; собрать документ можно здесь: Коммерческое предложение.

Почему запросы не превращаются в заказы

Согласованная цена остаётся в письме. Покупатель оформляет заказ, а менеджер выставляет счёт по прайсу. Согласованную цену нужно закреплять за покупателем — так, чтобы следующий заказ шёл по ней.

Никто не напомнил. Предложение отправлено, ответа нет, срок истёк. Одно напоминание за день до окончания срока возвращает заметную часть сделок.

Ответил не тот. Заявку принял один менеджер, отвечал другой, у покупателя два разных предложения.

Нет учёта отказов. Если не записывать причину отказа — дорого, долго, нет в наличии — через полгода останется только ощущение, что «заявок много, продаж мало».

Как считать результат

Три цифры, которых хватает для начала: сколько заявок получено, на сколько ответили в срок, сколько стали заказами. Если отвечаете в срок, а заказов мало — дело в цене или условиях. Если заказов мало и ответы опаздывают — сначала чинится скорость.

Запросы цен в Куп2Б

Запрос цены на площадке — отдельный документ с составом, вашим ответом, сроком действия и перепиской. После того как покупатель принял предложение, цены закрепляются за ним в каталоге. Подробнее — на странице «Приём запросов цен».

Частые вопросы

Является ли коммерческое предложение офертой?

Зависит от содержания. Если в нём есть все существенные условия договора и видно намерение считать себя связанным, это оферта (статья 435 ГК РФ), и согласие покупателя заключает договор. Предложение без таких условий — приглашение делать оферты.

Можно ли отозвать предложение до окончания срока?

Оферту, в которой указан срок для акцепта, в течение этого срока отозвать нельзя, если в ней самой не сказано иное (статья 436 ГК РФ). Поэтому право изменить цену стоит оговорить прямо в тексте.

Какой срок действия ставить?

Обычно от трёх дней до месяца. Чем сильнее цена зависит от курса или закупки, тем короче срок.

Нужно ли отвечать на заявки от физических лиц?

Если вы продаёте только компаниям, достаточно вежливо сообщить об этом. Проще не получать такие заявки вовсе: просить ИНН в форме запроса.