Акт сверки взаимных расчётов: как составить и что делать при расхождениях

Акт сверки взаимных расчётов — документ, в котором две компании сопоставляют свои данные об отгрузках и оплатах за период и фиксируют итог: задолженность на дату и в чью она пользу. Закон его не требует и формы не устанавливает, но без него трудно закрыть год, провести инвентаризацию расчётов и подготовить претензию.

Когда составляют акт сверки

• Перед годовой отчётностью: инвентаризация расчётов с контрагентами.
• Раз в квартал или месяц при регулярных поставках.
• Перед продлением договора или изменением условий отсрочки.
• Перед претензией и судом: чтобы сумма долга не вызывала спора.
• При смене бухгалтера или переходе на другую учётную программу.

Как заполнить

1. Шапка: стороны, договор, период сверки.
2. Сальдо на начало периода: задолженность, с которой период начался.
3. Операции по порядку: дата, документ, сумма. Продавец записывает отгрузки в дебет, полученные оплаты — в кредит. У покупателя наоборот: оплаты в дебет, поступления в кредит.
4. Обороты за период и сальдо на конец: в чью пользу задолженность и какая.
5. Подписи обеих сторон.

Акт составляет одна сторона по своим данным и отправляет второй в двух экземплярах. Вторая сторона вписывает свои данные рядом и подписывает — либо возвращает акт с разногласиями.

Обороты и итоговую задолженность посчитает форма Акт сверки взаимных расчётов: введите отгрузки и оплаты, правую половину оставьте контрагенту.

Что делать при расхождениях

Расхождение — не повод не подписывать акт. Его подписывают с разногласиями и указывают, по каким документам данные не сошлись. Чаще всего причина одна из четырёх:

• Разные даты. Продавец отразил отгрузку в декабре, покупатель принял товар в январе.
• Документ не дошёл. Накладная или платёж есть в учёте только одной стороны.
• Ошибка в сумме или в договоре. Платёж разнесён на другой договор того же контрагента.
• Возвраты и корректировки. Одна сторона их провела, другая нет.

Сверяйте построчно: сначала сальдо на начало, затем каждую операцию. Найденное расхождение исправляет та сторона, у которой ошибка, после чего акт переподписывают.

Акт сверки и срок исковой давности

Общий срок исковой давности — три года. Если должник признал долг, срок прерывается и начинает течь заново (статья 203 Гражданского кодекса). Акт сверки, подписанный уполномоченным представителем должника, суды расценивают как такое признание.

Отсюда два правила. Кредитору — следить, чтобы акт подписал руководитель или человек с доверенностью: подпись бухгалтера без полномочий суд может не принять. Должнику — понимать, что подпись под актом обнуляет срок давности по этому долгу.

Частые вопросы

Обязан ли контрагент подписывать акт сверки?

Нет, если такая обязанность не записана в договоре. Поэтому условие о сверке с конкретным сроком ответа стоит включать в договор поставки.

Можно ли взыскать долг только по акту сверки?

Нет. Акт сам по себе не первичный документ: суду нужны договор, накладные или акты и платёжные документы. Акт сверки подтверждает, что должник с суммой согласен.

За какой период составлять акт?

За любой: месяц, квартал, год или весь срок договора. Важно, чтобы сальдо на начало совпадало с итогом предыдущего акта.

Нужна ли печать?

Закон её не требует. Важнее подпись человека, который вправе действовать от имени компании.